Proyek
adalah aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang
spesifik yang harus diselesaikan, terdefinisi jelas waktu awal dan akhir,
mempunyai batas dana, menggunakan sumber daya, serta multifungsional yaitu
anggota proyek bias berasal dari departemen yang berbeda. Sedangkan manager adalah orang atau seseorang yang harus mampu
membuat orang-orang dalam organisasi yang berbagai karakteristik, latar
belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri yang sesuai dengan tujuan (goals) dan teknologi (technology).
Sehingga dapat
disimpulkan bahwa definisi Manajer Proyek
(Project Manager) adalah
seseorang yang brtindak sebagai pimpinan dalam suatu proyek. PM ini sangat
berperan penting dalam adanya suatu proyek, karena kegagalan dan keberhasilan
dari proyek tersebut di tentukan oleh PM itu sendiri. Manajemen proyek meliputi
juga perencanaan dan pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi
kebutuhan kerja, definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan
sumebr daya. Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status
proyek, membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat
penyesuaian.
Shtub(1994)
menggambarkan diagram kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer
proyek, yaitu:
1.
Problem
Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan
efisien.
2.
Budgeting
and Cost Skills, kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek,
analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai
dengan keinginan penyedia dana.
3. Scheduling
and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
4. Technical
Skills, kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal
proyek, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
5.
Leadership
Skills, kemampuan ini penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh
seorang manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya
bekerja.
6. Resource
Management and Human Relationship Skills, kemampuan ini adalah masalah utama
bagi para manajer proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari
kegagalan dalam mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk
membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek.
Seorang manajer proyek juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan
keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar
yang baik.
7. Communication
Skills, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik,
karena jika tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek
tidak akan berjalan dengan lancar.
8. Negotiating
Skills, untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan
ini sangat penting. Tapi, manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen
atas sehingga dengan pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi
dengan pemikiran yang tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
9. Marketing,
Contracting, Customer Relationship Skills; kemampuan menjual tidak hanya
dimiliki oleh seorang marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki
kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para
konsumen juga sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap
perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
APA YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG MANAJER PROYEK?
1.
Menerima otoritas dari pihak yang berkompeten
2. Mendefinisikan dan melakukan review kasus bisnis dan requirements dengan
evaluasi dan control secara regular.
3. Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun
format, arah dan landasan yang memberikan peluang untuk pengukuran
penyimpangan/varian serta control terhadap perubahan.
4. Bermitra dengan pengguna akhir, bekerja dengan sponsor
proyek dan manajemen lain untuk mendapatkan kemajuan dan arah proyek dengan
mencapai tujuan, meraih target, memecahkan masalah, dan mitigasi resiko.
5. Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan agar
mencapai tujuan, meraih target, dan menyelesaikan proyek sesuai waktu yang
ditentukan dan tetap berada dalam anggaran.
6. Mengelola tim pelaksana proyek dengan menciptakan
suasana yang kondusif untuk menyelesaikan aplikasi baru dengan biaya yang
efektif.
7. Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan
yang cepat, kesimpangsiuran, kejutan-kejutan, dan lingkungan yang hanya sedikit
terdefinisi.
8. Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan
format laporan yang cukup lengkap, jelas dan formal, sebagai apresiasi terhadap
hubungan yang saling menghormati produktif.Mengarahkan proyek dengan cara
memimpin yang memberikan contoh dan memberikan motivasi untuk semua perhatian
hingga proyek mencapai tujuannya.
Hal
tersebut diatas memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang
peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi
informasi. Berikut ini kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi
seorang Manajer Proyek yang saya sarikan dari IT Project Management Handbook.
Setidaknya ada 3
(tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi
seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
·
Karakter Pribadinya
·
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
·
Karakteristik
Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter dari kepribadiannya :
1. Harus
memahami dan menguasai semua hal baik secara teori maupun teknis terhadap
proyek yang sedang di tangani.
2. Mampu bertindak
sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
3. Memiliki integritas
diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di
lingkungan tempat dia bekerja.
4.
Asertif
5. Memiliki
pengalaman dan keahlian yang berkaitan dengan proyek yang sedang dikelola.
6. Memiliki wibawa, mampu beradaptasi dan bergaul dengan
bawahan sehingga tidak ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
Karakteristik kemampuan terkait dengan proyek yang di kelola :
1. Memiliki komitmen yang
kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan
prosedur yang dibuat.
2. Pelaksanakan seluruh
proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat
memuaskan para pengguna/klien.
3.
Pernah terlibat dalam
proyek yang sejenis.
4. Mampu mengendalikan
hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang
disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang
dilaksanakan.
5.
Membuat dan melakukan
rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
6.Membuat dan menerapkan
keputusan terkait dengan perencanaan.
7.
Memiliki kemauan untuk
mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut
ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi
jadwal maupun anggaran yang meleset.
8. Membangun dan
menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang
ditentukan sebelumnya.
9.
Memiliki kematangan
yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan
stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
10.Mampu membuat
perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Karakteristik kemampuan terkait dengan tim yang di pimpin :
1. Memiliki kemampuan dan
keahlian berkomunikasi serta manajerial.
2. Mampu menyusun
rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara
bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
3. Menghormati para
anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
4.
Berbagi sukses dengan
seluruh anggota tim.
5.
Mampu menempatkan
orang yang tepat di posisi yang sesuai.
6. Memberikan apresiasi
yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
7. Mampu mempengaruhi
pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima
pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
8.Mendelegasikan
tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
9. Memiliki kepercayaan
yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan
yang didelegasikan darinya.
10. Menjadikan dirinya
sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
11.
Mampu membangun
kedisiplinan secara struktural.
12.Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari
masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
13.Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk
menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan
sisi profesionalisme mereka.
14.Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide
yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
15.
Selalu terbuka atas
hal-hal yang mendorong kemajuan.
16.Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang
dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.
REFERENSI
:
